Funcionalidades pensadas para el SAT real

La orden es el corazón de cualquier SAT. En OK DigiSaaS cada aviso —llegue por teléfono, portal del cliente, email o alta manual— se convierte en una orden con estados, prioridad, equipo asociado y documentación adjunta. La oficina ve de un vistazo qué está pendiente, en curso o cerrado; el técnico recibe la misma información en la app, con aviso cuando le asignan trabajo nuevo.

Puedes tipificar la incidencia, vincular el aparato (marca, modelo, número de serie), anotar observaciones internas y dejar un hilo de actividad que no se pierde entre turnos. Al cerrar, quedan fotos, firmas, líneas cobradas y, si aplica, el certificado generado. Así se acaba el “¿quién dijo qué?” y el Excel paralelo que nadie mantiene al día.

El monitor operativo y la bandeja del día ayudan a repartir carga sin perseguir mensajes. Si un técnico se demora, la oficina reasigna sin reescribir la historia de la orden. Todo queda filtrado por empresa: multiempresa de verdad, no carpetas compartidas ni mezclas accidentales entre sociedades del grupo.

En climatización y electrodomésticos el tiempo muerto está en la furgoneta. OK DigiSaaS organiza la agenda por técnico, zona y franja, y muestra la ruta del día para reducir vueltas innecesarias. El seguimiento en vivo permite saber quién está cerca de un aviso urgente sin llamar uno a uno ni depender del chat del grupo.

Cada técnico ve solo lo suyo: próximos servicios, dirección, contacto del cliente y contexto de la avería. La oficina planifica la semana y ajusta sobre la marcha cuando entra una urgencia o se cancela una cita. El control de jornadas y kilómetros aporta datos útiles para nómina y gestoría, sin convertir el día en burocracia extra.

Subcontratistas y roles distintos conviven con permisos claros. Quien coordina no necesita acceso a cobros internos; quien factura no toca la ruta. Eso reduce errores y acelera la formación de gente nueva en temporada alta, cuando cada minuto cuenta.

Cobrar en casa del cliente sin datáfono cambia la caja del día. Con Tap to Pay el técnico acerca la tarjeta al móvil, confirma el importe y genera el recibo con líneas de mano de obra, material y garantías. También puedes enviar un enlace de pago para quien prefiere pagar desde el sofá o dejar un abono parcial registrado.

Los recibos de taller incluyen el detalle del servicio, fotos cuando aportan valor al cliente, y el canal de envío (WhatsApp, SMS o email). Los abonos en efectivo, Bizum o transferencia quedan registrados con saldo pendiente visible para la oficina. Presupuestos con fotos se convierten en factura o recibo al aceptar, sin reescribir datos.

Importante: los gastos del técnico y el coste de proveedor son internos. El cliente ve el precio de venta en el recibo, nunca el ticket del almacén ni el margen. Así proteges la operativa y cumples con una frontera clara entre lo comercial y lo contable.

La visión por IA acelera lo que antes se escribía a mano bajo la luz de un móvil. Una foto a la placa del equipo puede extraer marca, modelo, número de serie, potencia o códigos relevantes para rellenar la ficha. Otra foto a una factura de material ayuda a capturar proveedor, CIF, bases e IVA antes de archivar el gasto.

En averías, una foto del código de error orienta posibles causas y próximos pasos. Luna, el asistente, ve el contexto del día: cuántos servicios quedan, qué avería tiene el siguiente, qué repuesto conviene bajar de la furgoneta y, cuando toca, cobra y envía el recibo con una orden de voz. No sustituye al técnico: reduce fricción entre lo que sabe el equipo y lo que pide la pantalla.

También hay apoyo con manuales y despieces cuando el modelo lo permite, y funciones de predicción de demanda orientadas a anticipar picos (ola de calor, campaña de revisiones) para que la planificación no sea siempre reactiva. La IA vive dentro de la operativa, no en un chatbot desconectado del resto del sistema.

En instalaciones térmicas y refrigeración, el trabajo no termina cuando el equipo enfría: hay que documentar. OK DigiSaaS ayuda a generar certificados RITE y la Parte B / F-Gas a partir de los datos ya capturados en la orden y en la ficha de máquina, con foto del equipo y firma del cliente en el móvil.

El PDF queda asociado al servicio y puede enviarse al cliente o archivarse para inspecciones y compañías. Menos plantillas Word perdidas en el correo del técnico, menos datos inconsistentes entre el parte y el certificado. La oficina puede revisar antes de dar por bueno un envío a administradores de fincas o aseguradoras.

La firma con fecha y hora aporta trazabilidad. Si mañana preguntan por un equipo concreto, buscas la orden y tienes el hilo: quién instaló, qué se certificó y qué se cobró. Eso es cumplimiento operativo, no solo un PDF bonito guardado en una carpeta local.

Cada cliente concentra direcciones, equipos, historial de órdenes y comunicaciones. El portal permite seguir servicios, firmar y recibir avisos sin saturar el call center con “¿cómo va lo mío?”. Para comunidades y administradores de fincas, la visión por edificio o comunidad reduce el caos de llamadas cruzadas.

Emails y avisos quedan en la ficha: no dependes del móvil personal del técnico para reconstruir una conversación. Puedes pedir reseñas tras un cierre satisfactorio y activar mecánicas de fidelización cuando tu estrategia comercial lo pida. El tono es profesional: el cliente percibe una empresa ordenada, no un chat improvisado.

En B2B, el acceso controlado evita que un interlocutor vea datos de otro contrato. Roles y permisos siguen la misma lógica multiempresa que el resto de la plataforma, con aislamiento claro entre sociedades.

El material que “está en la furgoneta” suele ser el agujero negro del margen. OK DigiSaaS gestiona existencias por empresa, piezas pendientes y llegadas, con alta por foto asistida por IA o con pistola de códigos cuando el almacén trabaja a ritmo. Los repuestos solicitados desde una orden quedan vinculados al trabajo que los necesita.

La flota registra vehículos, kilómetros, mantenimientos y gastos con fotos de tickets en un espacio privado pensado para técnico, empresa y gestoría —nunca expuesto al cliente final. Así cierras el mes con menos cajas de zapatos y más datos listos para contabilizar.

Si vendes material desde una tienda o catálogo interno, la operativa puede enlazarse con pedidos sin salir del mismo ecosistema. Menos duplicar referencias entre Excel, WhatsApp y el almacén físico.

Grupos, franquicias o empresas hermanas necesitan separar datos sin multiplicar herramientas. OK DigiSaaS es multiempresa: cada tenant filtra por empresa, con integraciones (pagos, email, voz, etc.) configuradas por empresa, no en un secreto global compartido que mezcla credenciales.

Puedes estandarizar procesos (estados de orden, certificados, cobros) y a la vez respetar diferencias de marca, numeración o proveedores. El plan Empresa está pensado para quien necesita técnicos a escala, predicción de demanda, conciliación con compañías e integraciones a medida.

Creces sin migrar de “la app del técnico” a “otro ERP” cada dos años. La misma plataforma cubre el día a día de campo y la capa de oficina, con una web comercial y un producto que hablan el mismo idioma: servicios técnicos reales en España.